Wer darf ein Dienstsiegel führen?



Nicht nur die Gestaltung von Dienstsiegeln unterliegt gesetzlich geregelter Richtlinien, sondern ebenso auch, wer diese führen darf. Grundsätzlich dient das Dienstsiegel der Legitimation amtlicher und offizieller Schriftstücke, die erst nach Aufbringen des Siegels eine Gültigkeit haben. Man könnte auch sagen: Dienstsiegel dienen gleichermaßen als Hoheitszeugnis oder Echtheitszeugnis und dürfen nur von Personen und Institutionen geführt werden, die kraft der gesetzlichen Regelung als siegelberechtigt oder siegelführend bezeichnet werden und damit offizielle Dokumente mit diesen versehen dürfen. In Bezug auf die Tätigkeit als Notar ist beispielsweise auch die Verpflichtung gemäß § 39 BeurkG festgelegt, öffentliche Beglaubigungen mit dem Dienstsiegel zu legitimieren, während die Regelung, dass Behörden Beglaubigung und Abschriften per Unterschrift und Dienstsiegel vornehmen müssen, im selben Abschnitt geregelt ist sowie auch in Bezug auf Beglaubigungen § 33 Abs. 3 Nr. 4 VwVfG.

Über Notare und Behörden hinaus, gelten auch alle, von der Bundesregierung gemäß der geltenden Rechtsverordnung bestimmten Behörden als siegelführend. Dies regelt § 1 Abs. 1 Nr. 1 VwVfG. Weitere siegelbefugte Stellen sind insbesondere Verwaltungsbehörden, Gemeinde-, Landkreis- und Kreisverwaltungen, Gerichtsvorsteher, offizielle Behörden, Polizeidienststellen und Gerichte, teilweise auch öffentlich-rechtliche Sparkassen sowie auch Kirchen, die öffentlich-rechtlich organisiert sind, und Gemeinden. Auch Gerichtsvollzieher sind zum Führen eines Dienstsiegels berechtigt, so dass das Ersuchen einer Vollstreckung erst mit dem Dienstsiegel gemäß § 4 Abs. 3 Nr. 1 VwVfG tatsächlich zu einem offiziellen Anliegen wird.

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Grundsätzlich sollte allerdings beachtet werden, dass ein nicht hinzugefügtes Dienstsiegel einer Behörde nicht für die Ungültigkeit eines Dokumentes sorgt. Es ist zwar ein wichtiger Bestandteil des Verwaltungsaktes, dient jedoch ausschließlich der Legitimation und nicht der Rechtsverbindlichkeit. Wobei die einzelnen Verwaltungsakte in Bezug auf den Einsatz eines Siegels separat geregelt sind. Je nachdem, um welche Art des Verwaltungsaktes es sich handelt, kann auch eine elektronische Darstellung eines Dienstsiegels durchaus Gültigkeit haben und eine Vorladung in Bezug auf eine Vollstreckung ebenso.

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